Evernote — a solução de software 'fazendo as coisas'?

  David Allen's Getting Things Done (GTD) and Evernote Dentro eu vejo- meu interior, coluna de contracapa em Vida útil do iPhone revista—eu discutir o esquema organizacional e de gerenciamento de tempo “Getting Things Done” de David Allen no Edição de julho/agosto de 2013 . No artigo, resumi brevemente o pensamento de Allen e sugiro software para iPhone, iPad, Mac e PC para melhor implementá-lo. Desde que escrevi o artigo, decidi Evernote (gratuitamente), e estou bastante satisfeito com isso.

Aqui, postarei grande parte do artigo e adicionarei mais informações sobre o Evernote. Se você gostaria de comentar e adicionar conhecimento de sua experiência com o software, isso seria ótimo.

Introdução a 'Fazer as coisas'



Tudo parece competir pela minha atenção – e-mail diário, correio de voz, obrigações familiares, projetos em andamento, projetos em potencial, trabalho de consultoria, reuniões, compras, responsabilidades cívicas, mídias sociais, aplicativos para testar, livros para ler e uma mesa bagunçada com pilhas de material. Como eu lido com isso?

Há alguns anos, quando dirigi esta editora, integrei O sistema Getting Things Done® de David Allen em minha rotina diária. No entanto, como diria Allen, eu caí do vagão.

Estou me comprometendo novamente a usar a metodologia comprovada de Allen, fazendo o melhor uso do meu iPhone, iPad e PC. Eu faço isso para que eu possa, como diz Allen, “ter uma mente como a água”, que se refere ao estado de prontidão de uma lagoa parada que responde precisamente à força e à massa de um seixo – nem exagerando nem sub-reagindo – antes de retornar. à quietude.

O que é fazer as coisas acontecerem?

O objetivo do GTD é tirar as coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema confiável, para que você possa ter uma mente clara na tarefa em mãos. Para fazer isso, é preciso reunir tudo — pensamentos, e-mails, papéis e lembretes — que não tem para onde ir. Com o GTD, cada item é tratado imediatamente, ou esclarecido e colocado em um sistema confiável; nada se perde ou é esquecido. Você pode revisar o sistema quantas vezes forem necessárias e determinar as próximas etapas da ação.

O coração de GTD: esclarecendo a desordem

Organizar suas tarefas com o sistema GTD requer que você examine cada item e determine rapidamente o que fazer com ele: exclua-o, delegue-o, adie-o, arquive-o, faça-o se demorar menos de dois minutos ou coloque-o em um próximo ação, algum dia, ou lista de projetos. O ponto-chave é que a maioria de nossas coisas fica em nossa caixa de entrada, mesas e mentes porque não levamos de 10 a 15 segundos para identificar claramente o que é cada peça.

Entre no iPhone

  Evernote no iPhone

O iPhone é a ferramenta perfeita para GTD — você pode inserir, organizar e revisar tarefas a qualquer momento. Se o seu sistema confiável estiver na nuvem, você poderá acessar os mesmos dados em seu iPad, PC ou Mac. O desafio é encontrar o software certo. A imagem à esquerda mostra o Evernote no iPhone.

Escolhendo o software GTD

Talvez porque o GTD seja sistemático e algorítmico, parece atrair indivíduos tecnologicamente inclinados. Existem literalmente centenas de aplicativos que as pessoas usam para GTD. De acordo com blogs e discussões online, essas ferramentas podem ser bastante úteis, mas também exibem algumas áreas desajeitadas. Assim, a David Allen Company se uniu à Intentional Software para desenvolver o software GTD desde o início (intentsoft.com/overview/gtd). Custo e data de lançamento não foram anunciados. Não quero esperar, então pesquisei bastante on-line para encontrar a melhor alternativa.

Para usuários de Mac, iPhone e iPad, o consenso parece ser o Aplicativo OmniFocus (US$ 19,99 ; versão para iPad : $ 39,99) , ou possivelmente Evernote (gratuitamente) . Para aqueles de nós que também usam um PC, existem várias outras alternativas. Pocket Informant Pro (US$ 14,99) e MyLifeOrganized (US$ 9,99 ; versão para iPad US$ 19,99) , e particularmente Nozbe (gratuitamente) , e Toodledoo (US$ 2,99) foram mencionados com frequência. Para flexibilidade, abrangência, suporte, custo, capacidade de vários dispositivos e sincronização, Evernote (gratuitamente) pode ser a melhor escolha.

Usando o Evernote

Minha coluna termina com a provocação acima sobre o Evernote. Eu fui em frente e comecei a usar o Evernote e estou bastante satisfeito. Se você estiver interessado em aprender sobre o Evernote, mesmo que não use Getting Things Done, aqui estão algumas dicas para você começar.

Você tem que se comprometer com o Evernote para que o Evernote seja útil

  Evernote no PC Já ouvi falar do Evernote há anos. No entanto, eu nunca entendi muito bem como ele funcionava e para que eu o usaria. Basicamente, é um sistema de lousa em branco que permite que você coloque todas as suas coisas em um só lugar para facilitar o acesso. Então, eu tenho dois “notebooks” do Evernote, um para material de referência e outro para meus afazeres e projetos. Acima está uma captura de tela do Evernote no meu PC.

Se preferir começar devagar, você pode criar um caderno para um projeto e ter tudo relacionado a esse projeto em um caderno do Evernote. A questão é que o Evernote seja realmente útil, ele precisa se tornar abrangente para algum universo de conteúdo.

Noções básicas do Evernote

A unidade principal do Evernote é uma “nota”. As notas podem ser texto, PDFs, fotos, vídeos, áudio e podem ter anexos de arquivo. Você pode agrupar notas em cadernos. Você também pode “marcar” uma nota com um rótulo. Se você pesquisar uma tag em todos os cadernos, as notas resultantes com essa tag aparecerão nos cadernos.

Você pode pesquisar tags ou texto em blocos de anotações específicos ou em blocos de anotações. Você pode salvar pesquisas. Muitos programas de software, como navegadores da Web, Outlook e Mindjet, possuem suplementos do Evernote, o que torna a movimentação de conteúdo para o Evernote rápida e fácil.

Com base em conselhos que encontrei no Google, tenho apenas alguns cadernos (“Todo” e “Reference”). Eu organizo e encontro coisas marcando e pesquisando. É muito isso. Não há uma grande curva de aprendizado, especialmente se você usar o material de introdução, como mencionado abaixo.

Ótimo material de introdução

Há muitos bons tutoriais do Evernote e tópicos de discussão para serem encontrados. Aqui está o que eu usei que me fez ir rapidamente. Os itens a seguir são especialmente bons para usuários de PC, mas os usuários de Mac também os consideram valiosos.

Se você for usar Getting Things Done (GTD) com o Evernote, a primeira parada deve ser “ A arma secreta ”, que contém cerca de uma dúzia de tutoriais em vídeo curtos que ajudarão você a configurar. Se você está familiarizado com GTD e quer ir direto ao ponto, eu recomendo começar com “ Preparando o Evernote para TSW .”

Eu também recomendo dois eBooks Kindle curtos, Daniel Gold's Evernote: O guia não oficial para capturar tudo e fazer as coisas (US$ 5) , e Brandon Collins' Guia de 2 horas para dominar o Evernote - incluindo: dicas, usos e fundamentos do Evernote (US$ 2,99) . Finalmente, Brandon Collins tem um maravilhoso vídeo do YouTube que acompanha seu livro .

Como você fica no topo das coisas?

Leitores, se você usa o Evernote ou outro aplicativo para ajudá-lo a fazer as coisas, eu adoraria ouvir de você. Por favor, compartilhe suas perguntas, sugestões de referência, ótimos tópicos, aplicativos, dicas e alternativas na seção de comentários.